Bước chuyển rõ nét trong hành trình số hóa Kho bạc Nhà nước

Những tháng đầu năm 2026 ghi nhận một dấu mốc quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số của Kho bạc Nhà nước (KBNN) khi toàn bộ thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kho bạc đã được tích hợp lên Cổng dịch vụ công quốc gia. Đây không chỉ là một bước tiến về mặt kỹ thuật, mà còn phản ánh nỗ lực cải cách sâu rộng trong cách thức vận hành của hệ thống kho bạc, từ quy trình nội bộ cho đến phương thức giao dịch với các đơn vị sử dụng ngân sách.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ ở nhiều lĩnh vực quản lý nhà nước, việc hoàn thiện nền tảng dịch vụ công trực tuyến của KBNN được xem là một mắt xích quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính công, đồng thời giảm bớt các thủ tục trung gian không cần thiết.

Hiện nay, 100% thủ tục hành chính của Kho bạc Nhà nước đã được tích hợp lên Cổng dịch vụ công quốc gia. Ảnh: Đức Thanh

Tinh giản thực chất

Theo thông tin từ KBNN, trước khi tích hợp các thủ tục hành chính lên Cổng dịch vụ công quốc gia, đơn vị đã tiến hành rà soát, sắp xếp lại toàn bộ quy trình thủ tục. Theo đó, một thủ tục hành chính đã được bãi bỏ do không còn phù hợp; 5 thủ tục được sửa đổi theo hướng rõ ràng, thuận tiện hơn và 2 thủ tục được gộp lại nhằm giảm bớt khâu trung gian.

Việc rà soát và sắp xếp này giúp quá trình số hóa của KBNN không rơi vào tình trạng giữ nguyên quy trình cũ rồi chuyển sang bản điện tử, mà thực sự tái cấu trúc theo hướng đơn giản, logic và phù hợp với môi trường số.

Nếu như trước đây, hình ảnh quen thuộc tại nhiều đơn vị KBNN là cán bộ các cơ quan, chủ đầu tư mang theo tập hồ sơ giấy rất dày đến nộp, chờ kiểm tra, bổ sung khi có yêu cầu. Mỗi sai sót nhỏ về biểu mẫu hay thiếu chữ ký đều có thể khiến hồ sơ phải hoàn thiện lại, kéo dài thời gian xử lý. Đặc biệt, việc theo dõi tiến độ giải quyết chủ yếu thông qua liên hệ trực tiếp hoặc điện thoại, nên quá trình bổ sung thủ tục, chứng từ để hoàn tất một giao dịch thường mất rất nhiều thời gian.

Ngoài ra, không ít đơn vị sử dụng ngân sách từng phải cử cán bộ đi lại nhiều lần chỉ để hoàn tất một bộ hồ sơ thanh toán. Điều này vừa tạo áp lực cho cơ quan xử lý, vừa làm phát sinh chi phí và thời gian cho các đơn vị giao dịch.

Hiện nay, 100% thủ tục hành chính của KBNN đã được tích hợp lên Cổng dịch vụ công quốc gia, do đó, toàn bộ quá trình từ nộp hồ sơ, tiếp nhận, kiểm soát đến trả kết quả đều được thực hiện trực tuyến. Hồ sơ điện tử được gửi qua hệ thống, sử dụng chữ ký số và lưu trữ tập trung, hạn chế tối đa giấy tờ.

Đáng chú ý, nếu trước đây, một hồ sơ có thể mất vài ngày cho khâu luân chuyển giấy tờ, thì nay, nhiều giao dịch được xử lý ngay trong ngày làm việc. Đơn vị sử dụng ngân sách có thể tra cứu trạng thái hồ sơ theo thời gian thực, nhận thông báo yêu cầu bổ sung (nếu có) và hoàn thiện ngay trên hệ thống mà không cần phải đi lại.

Hiệu quả của việc tích hợp này đã được thể hiện rõ qua các con số tổng hợp. Theo báo cáo từ KBNN, chỉ riêng trong tháng 2/2026, toàn hệ thống ghi nhận khối lượng công việc rất lớn với tỷ lệ giải quyết đúng hạn ở mức cao. Cụ thể, tổng số hồ sơ tiếp nhận là 2.467.425 hồ sơ, trong đó, hồ sơ trực tuyến chiếm tỷ lệ 99%.

Minh bạch, trách nhiệm rõ ràng hơn

Chuyển đổi số không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý, mà còn góp phần tăng tính minh bạch trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Mỗi thao tác trên hệ thống đều được ghi nhận, từ thời điểm tiếp nhận hồ sơ đến khi phê duyệt.

Lịch sử xử lý có thể truy xuất khi cần, giúp nâng cao trách nhiệm của từng khâu nghiệp vụ và hạn chế tình trạng chậm trễ không rõ nguyên nhân. Với hệ thống dữ liệu điện tử, các bước xử lý đều có dấu vết, giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc.

Đặc biệt, hệ thống kiểm soát chi điện tử của KBNN cũng được tích hợp các tiêu chí kiểm tra tự động. Khi phát hiện chênh lệch dự toán, sai định mức hoặc thiếu thông tin bắt buộc, hệ thống sẽ cảnh báo ngay từ đầu. Nhờ đó, nhiều sai sót được phát hiện sớm trước khi bước vào các khâu xử lý sâu hơn.

Ngoài ra, việc áp dụng chữ ký số thay thế chữ ký tay và con dấu truyền thống của KBNN cũng giúp bảo đảm giá trị pháp lý của chứng từ điện tử, đồng thời rút ngắn thời gian xác nhận hồ sơ. Đây được xem là thay đổi quan trọng trong phương thức giao dịch giữa kho bạc và các đơn vị sử dụng ngân sách.

Bên cạnh việc số hóa thủ tục, KBNN còn đẩy mạnh kết nối dữ liệu với các hệ thống liên quan như mạng đấu thầu quốc gia và phần mềm kế toán hành chính - sự nghiệp. Khi dữ liệu được liên thông, việc đối chiếu, kiểm soát thông tin được thực hiện nhanh hơn, giảm trùng lặp và hạn chế nhập liệu nhiều lần.

Việc kết nối các hệ thống dữ liệu cũng tạo điều kiện để thông tin về dự toán, hợp đồng, khối lượng thanh toán và giải ngân được cập nhật đồng bộ. Nhờ đó, các cơ quan quản lý có thể theo dõi tình hình thực hiện ngân sách một cách sát sao hơn.

Nền tảng cho quản trị tài chính hiện đại

Có thể thấy, sự thay đổi từ xử lý hồ sơ giấy sang quản trị trên nền tảng số đang tạo ra bước chuyển căn bản trong hoạt động của toàn hệ thống KBNN. Việc tích hợp 9/9 thủ tục hành chính lên Cổng dịch vụ công quốc gia, xử lý hơn 2,46 triệu hồ sơ trong một tháng và duy trì tỷ lệ trực tuyến trên 99% không chỉ là những con số ấn tượng, mà còn là minh chứng cho quyết tâm cải cách thực chất của KBNN.

Những bước đi này cho thấy hành trình xây dựng kho bạc số của KBNN đang dần hình thành rõ nét, mở ra phương thức quản lý ngân sách hiện đại, chuyên nghiệp và phù hợp với xu thế phát triển của nền kinh tế số.

Theo đánh giá của các chuyên gia kinh tế, việc hoàn tất đưa các thủ tục lên môi trường điện tử không chỉ mang ý nghĩa hoàn thành chỉ tiêu kỹ thuật, mà còn phản ánh một bước thay đổi về cách thức vận hành, từ xử lý hồ sơ thủ công sang quản lý trên nền tảng số của KBNN. Đây được xem là nền tảng quan trọng để hệ thống Kho bạc tiếp tục triển khai các bước phát triển sâu hơn, hướng tới mô hình quản trị tài chính công minh bạch, hiệu quả và dựa trên dữ liệu.